個人情報保護方針

平成19年4月1日決定
国立大学法人山口大学個人情報管理委員会

国立大学法人山口大学における個人情報の取扱いに関する方針

(理念)
第1 国立大学法人山口大学(以下「本法人」という。)は,その事務及び事業の適正かつ円滑な運営を図るため,個人情報を有効に活用することを前提に,その適切な取扱いを行うための個人情報保護マネジメントシステムを確立し,実施し,維持し,かつ改善することにより,個人の権利利益が不当に侵害されるのを防止する。

(定義)
第2 独立行政法人等の保有する個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第59号)及び国立大学法人山口大学の保有する個人情報の管理に関する規則(平成17年規則第38号)に定めるもののほか,この方針において,次の各号に掲げる用語の意義は,当該各号に定めるところによる。

一 個人情報保護マネジメントシステム 本法人の事務及び事業の適正かつ円滑な運営を図りつつ,個人の権利利益を保護するための,個人情報の取扱いに関する方針,体制,計画,実施,点検及び見直しを含むマネジメントシステムをいう。

二 構成員 本法人の役員及び職員並びに本法人が設置する山口大学の学生をいう。

三 第三者 保有個人情報によって識別される特定の個人(以下「本人」という。),本法人又は本法人から当該保有個人情報の取扱いの委託を受けた事業者(以下「本人等」という。)以外のすべての者をいう。

四 匿名化 個人識別性(特定の個人を識別することができることをいう。)をなくすことをいう。

五 プライバシー 私的な事実又は事実らしく受け取られるおそれのある事柄であって,一般人の感受性を基準にして当人の立場に立った場合公開を欲しないであろうと認められ,かつ一般の人に未だ知られていないものをいう。

六 本人の同意 本人が,自己の個人情報の取扱いに関する情報を与えられた上で,その取扱いについて承諾する意思表示をいう。

(構成員の位置付け)
第3 本法人は,構成員を,本法人と一体のものとみなし,第三者に含めないこととする。

(保有の制限)
第4 本法人は,法令の定める業務の遂行に必要な限度で,個人情報を適正に取得し,保有する。

(利用目的の特定)
第5 本法人は,個人情報を保有するに当たっては,その利用目的を個人情報ファイル単位に個別具体的に特定する。

2 前項の規定にかかわらず,本法人は,保有個人情報の利用目的を個別具体的に特定することが困難と認めるときは,当該利用目的を包括的に特定する。

(利用目的の明示)
第6 本法人は,本人から直接書面(電磁的記録を含む。)に記録された当該本人の個人情報を取得するときは,正当な理由のある場合を除き,あらかじめ,本人に対し,その利用目的を明示する。

(安全確保の措置)
第7 本法人は,保有個人情報の漏えい,滅失又はき損の防止その他の保有個人情報の適切な管理のために必要な措置を講じる。

2 本法人は,構成員が個人情報ファイルの全部若しくは一部又はこれらを複製し,若しくは加工したもの(以下「複製物等」という。)を本法人の外部(以下「学外」という。)に持ち出すことを禁止する。

3 前項の規定にかかわらず,構成員は,本法人の事務及び事業の適正かつ円滑な運営を図るために特に必要があると認められるときは,複製物等を学外に持ち出すことができる。この場合にあっては,構成員は,事務又は事業の性質上,学外への持ち出しが前提となるものを除き,保護管理者に対し,その旨を事前に届け出,又は事後速やかに報告するとともに,暗号化その他の匿名化に必要な措置又はこれに代わる安全確保のための措置を講じるものとする。

(共有)
第8 構成員は,本法人の事務及び事業の適正かつ円滑な運営に必要な範囲で,保有個人情報の全部又は一部を共有する。ただし,保有個人情報の全部又は一部を共有することによって,個人のプライバシーを不当に侵害するおそれがあると認められるときは,この限りでない。

2 本法人は,前項に定める構成員による保有個人情報の全部又は一部の共有に当たっては,個人情報ファイル単位に共有する構成員及び記録項目の範囲を定め,以て個人のプライバシーが不当に侵害されるのを防止する。
(利用の制限等)

第9 本法人は,法令に基づく場合及び本人の同意その他正当な理由があると認めるときを除き,利用目的以外の目的のために保有個人情報を自ら利用しない。

2 前項の規定にかかわらず,本法人は,その事務及び事業を適正かつ円滑に運営するために特に必要があると認めるときは,利用目的以外の目的のために保有個人情報を自ら利用する。ただし,利用目的以外の目的のために保有個人情報を自ら利用することによって,本人等又は第三者の権利利益を不当に侵害するおそれがあると認められるときは,この限りでない。

3 前項の規定により,利用目的以外の目的のために保有個人情報を自ら利用しようとする,又は利用したときは,本法人は,事前に又は事後速やかに,その旨を,本人に対し通知し,又は公表する。

(提供の制限等)
第10 本法人は,法令に基づく場合及び本人の同意その他正当な理由があると認めるときを除き,利用目的以外の目的のために保有個人情報を第三者に提供しない。

2 前項の規定にかかわらず,本法人は,その社会的な説明責任を果たすために特に必要があると認めるときは,その役員若しくは職員又はこれらの職にあった者(以下「役員等」という。)に関する保有個人情報の全部又は一部を公開する。ただし,保有個人情報の全部又は一部を公開することによって,本人等又は第三者の権利利益を不当に侵害するおそれがあると認められるときは,この限りでない。

3 前項の規定により,役員等に関する保有個人情報の全部又は一部を公開しようとする,又は公開したときは,本法人は,事前に又は事後速やかに,その旨を,本人に対し通知し,又は公表する。

(漏えい等の通知及び公表)
第11 本法人は,保有個人情報の漏えいその他個人の権利利益を不当に侵害する事件又は事故(以下「漏えい等」という。)があったときは,本人に対し,速やかに当該漏えい等の詳細(本人以外の特定の個人を識別することができる事項を除く。)を通知するとともに,その是正措置及び予防措置(以下「是正措置等」という。)を講じた後,遅滞なく,当該漏えい等及び是正措置等の概要(特定の個人を識別することができる事項を除く。)を公表する。

(法令等遵守)
第12 本法人は,個人情報の取扱いに関する法令,国が定める指針その他の規範を遵守する。

(苦情及び相談への対応)
第13 本法人は,個人情報の取扱いに関する苦情及び相談を受け付けるための窓口を設け,当該苦情及び相談の適切かつ迅速な処理に努める。

(継続的改善)
第14 本法人は,個人情報保護マネジメントシステムの継続的な点検及び見直しを行い,その改善を図る。

附 則
1 この方針は,平成18年12月13日から施行する。

2 国立大学法人山口大学における個人情報保護に関する基本方針(平成17年7月19日国立大学法人山口大学個人情報管理委員会決定)は,廃止する。

附 則
この方針は,平成19年4月1日から施行する。

学生・保護者等に係る個人情報の取扱いについて

国立大学法人山口大学(以下「本法人」という。)は,個人情報保護の重要性を深く認識し,個人情報の不正利用や漏えいを防ぎ個人情報を適切に取り扱うため, 「国立大学法人山口大学における個人情報の取扱いに関する方針」にのっとり,個人情報の適切な保護管理に努めています。本法人における学生,保護者等に係る個人情報の取扱いは,以下のとおりです。

1. 本法人における学生,保護者等の主な保有個人情報及びその利用目的は,入学試験情報及び入学手続時に提出願った情報並びに入学後の修学,厚生補導,健康等の管理若しくは指導に必要なものとして作成又は取得した情報であって,次に掲げるものです。

(1) 学生本人の氏名,住所,電話番号,生年月日,出身校,メールアドレス等 学生本人との連絡

(2) 保護者等の氏名,住所,電話番号(自宅及び緊急連絡先),入学者との続柄等 家庭との連絡

(3) 入学者選抜試験情報(入試成績,高等学校調査書情報等) 入学者選抜業務

(4) 学籍簿情報(学生番号,履修登録科目,単位修得期,成績評点,単位等) 修学管理及び修学指導

(5) 授業料情報(口座振替,代行納付情報,授業料債権情報等) 授業料債権管理

(6) 授業料免除情報(免除金額,家計評価額,所得金額,就学者,特別控除額等) 授業料免除判定

(7) 奨学金情報(家計支持者所得,家族氏名,奨学生番号,貸与月額等) 奨学金判定及び奨学金管理

(8) 学生健康診断情報(身長,体重,視力,心電図,X線等) 学生健康管理

(9) 課外活動情報(団体結成届,遠征届,大会行事開催届,大会結果報告等) 課外活動支援

(10) 就職情報(進路希望情報,卒業後進路情報等) 就職指導

(11) その他法令,本法人の規則等の定める業務を遂行するために必要なものとして作成又は取得する情報明示された利用目的

2. 上記1に掲げる利用目的のほか,次に掲げる目的のため保有個人情報を本法人職員が利用することがあります。

(1) 進級判定及び卒業(修了)判定結果の掲示(氏名又は学籍番号)

(2) 学生名簿の作成及び配付(氏名,学籍番号,クラス分け,担任教員名等)

(3) 授業料免除の判定(入学者選抜試験情報,学籍簿情報,授業料免除情報等)

(4) 奨学金採択の判定(入学者選抜試験情報,学籍簿情報,奨学金情報等)

(5) 保護者等への成績通知

(6) 修学指導,補導指導等に係る保護者への諸連絡

(7) 学生の呼び出し(成績評価に係る事項等の情報が付記されたものを含む。)

(8) 期末試験等の結果の掲示(合格者の氏名,学籍番号等)

(9) 各種証明書の発行

(10) 図書館利用,計算機利用等のサービス提供に係る利用者管理

(11) 入学者選抜方法改善のための研究(入学者選抜試験情報,学籍簿情報等)

(12) 在学中及び卒業後の刊行物の発送(氏名,住所等)

(13) その他法令に違反しない範囲で本法人が処理する事務及び事業に関し本法人個人情報管理委員会が必要と認めた利用目的

3. 上記1及び2に掲げる利用目的に係る個人情報の取扱いの全部又は一部を外部に委託する場合があります。業務委託に当たり,本法人業務請負契約基準にのっとり,安全確保の措置を講じます。

4. 山口大学教育研究後援財団,同窓会,教育後援会等から要請があった場合は,学生の個人情報を,安全確保の措置を講じた上,当該組織の活動に必要な範囲で提供することがあります。

5. 上記1~4の他には,事前に本人の同意を得た場合を除いて,個人情報の利用又は第三者への提供をいたしません。ただし,法令に基づき提供を義務づけられた場合,行政機関等の公的機関が法令の定める事務又は事業を遂行することに協力する場合,専ら統計の作成を目的とする場合,本人の生命,身体,財産その他の権利利益を保護するために緊急に必要であると判断できる場合,並びに公益にとって緊急かつ不可欠であると判断できる場合には,本人の同意を得ることなしに,第三者に個人情報を提供することがあります。

6. 学生,保護者等に係る個人情報の取扱いについての苦情及び相談,並びに本人に関する個人情報の開示,訂正又は利用停止の請求については,学生支援部教育支援課並びに医学部及び工学部の受付窓口で受け付けます。上記の請求については,原則として,本人から書面による請求があり,当該請求に理由があると本法人個人情報管理委員会が認めた場合に応じます。なお,開示請求については,法律の定める不開示情報を含む場合を除き,請求に応じることを原則としています。

7. 上記1の(11)又は2の(13)該当する個人情報の保有又は利用目的が生じた場合,その周知は,文書,メール等による本人への直接通知又はWebページ(下記参照)上への掲載,ポスター等の掲示によるもののほか,内容が本人に認識される合理的かつ適切な方法により行います。

http://ds.cc.yamaguchi-u.ac.jp/~soumuka/jyouhou/personal/personaldata.html